Klokkenluider procedure

Introductie

Doel van deze procedure is om te beschrijven hoe een melding in het kader van de Europese richtlijn 2019/1937 ‘inzake de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden’, omgezet in Belgische wetgeving van 28 november 2022  (ook gemeenzaam bekend onder de naam ‘klokkenluidersregeling’) kan worden ingediend voor alle activiteiten binnen PeopleWare NV.

Wie kan een melding indienen?

Eenieder uit onderstaande lijst kan beroep doen op de reglementering om een inbreuk te melden volgens de procedure (omschreven in volgende alinea):

• Huidige en ex-werknemers, alsook alle kandidaat-werknemers, vrijwilligers en stagiairs
• Leveranciers 
• Aandeelhouders, managers en directie
• Elke persoon die de klokkenluider ondersteunten om een melding in te dienen

Dergelijke persoon wordt verderop in het document “Melder” genoemd.

Wat kan gemeld worden?

Bovenstaande reglementering heeft als doel de bescherming van de Melder die melding maakt van één van volgende onderwerpen:

• inbreuken i.v.m. overheidsopdrachten
• inbreuken i.v.m. financiële diensten, producten en markten
• inbreuken tegen de veiligheid en conformiteit van producten
• inbreuken tegen veiligheid van vervoer
• inbreuken tegen milieubescherming
• inbreuken tegen nucleaire veiligheid of beveiliging tegen schadelijke stralingen
• inbreuken tegen de voedselveiligheid, voederen van dieren en dierenwelzijn
• inbreuken tegen de volksgezondheid
• inbreuken tegen consumentenbescherming
• inbreuken tegen bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens, en de beveiliging van netwerk- en informatiesystemen
• inbreuken bij de bestrijding van belastingfraude
• inbreuken bij de bestrijding van sociale fraude
• inbreuken waardoor de financiële belangen van de Unie worden geschaad
• inbreuken in verband met de interne markt, met inbegrip van inbreuken op de Unieregels inzake mededinging en staatssteun.

Elke melding waarop de reglementering niet van toepassing is zal PeopleWare NV vertrouwelijk behandelen zonder dat de Melder, als gevolg hiervan, enig nadeel moet vrezen op voorwaarde dat de melding te goeder trouw wordt ingediend.

Procedure en behandeling

Een melding kan schriftelijk worden gericht aan de Meldingsbeheerder  via e-mail (melding@peopleware.be). Deze rol wordt opgenomen door Mevrouw Ingrid Dhondt.

Elke melding kan anoniem of in naam worden ingediend. Een anonieme melding kan bijvoorbeeld gebeuren door een (tijdelijke) e-mail account aangemaakt bij een externe e-mailprovider (Hotmail, Gmail, …). 

Vanzelfsprekend kan elke feedback (zoals hieronder beschreven) vanuit PeopleWare naar de Melder maar gebeuren in de mate dat de Melder een (nog) actief (al dan niet anoniem) e-emailadres heeft gebruikt om de melding in te dienen of wanneer de Melder expliciet heeft aangegeven hoe hij/zij verder gecontacteerd wenst te worden.

• voor elke ontvangen melding wordt er een ontvangstbevestiging verzonden aan de Melder binnen een periode van 7 kalenderdagen
• elke melding wordt beveiligd opgeslagen en onderzocht, gecontroleerd en behandeld door de Meldingsbeheerder.
• uiterlijk binnen de 3 maanden krijgt de Melder feedback over het onderzoek dat werd uitgevoerd naar aanleiding van de melding, op voorwaarde dat de melding binnen de wettelijke scope van de klokkenluidersreglementering valt

Een Melder kan ook beslissen om de melding in te dienen via een wettelijk voorzien extern meldkanaal.

Bescherming

Elke Melder die een gegronde reden heeft  om aan te nemen dat de gemelde informatie over een inbreuk op het moment van de melding juist is én die ter goeder trouw handelt, is beschermd tegen represailles. De Melder kan in dergelijk geval hiervoor niet aansprakelijk worden gesteld.